AI dla kancelarii prawnej — agent, który szuka w Waszych aktach i nie udaje prawnika

Czego agent AI w kancelarii nie robi

Zacznijmy od granicy, bo w tej branży wszystko inne jest od niej pochodne. Agent AI nie udziela porad prawnych i nie zastępuje adwokata, radcy prawnego ani doradcy podatkowego. Nie ocenia szans w sporze i nie mówi klientowi, czy ma przyjąć ugodę. W biurze rachunkowym tak samo: nie rozstrzyga, jak zakwalifikować wydatek, i nie podpisuje deklaracji.

To, co robi, jest mniej efektowne, za to daje się policzyć. Odbiera pytania, na które ktoś w kancelarii odpowiada po raz dziesiąty w tym tygodniu. Znajduje w archiwum pismo sprzed czterech lat, którego nikt nie pamięta z nazwy pliku. Podstawia dane do wzorca i oddaje szkic, który prawnik czyta, poprawia i dopiero potem podpisuje.

Druga granica dotyczy tego, skąd bierze się odpowiedź. Agent pracuje na dokumentach kancelarii, a nie na ogólnej wiedzy modelu, i przy każdej odpowiedzi wskazuje źródło: konkretny przepis, pismo z repozytorium albo dokument z akt sprawy. Kiedy podstawy nie znajdzie, mówi że nie wie. Brzmi banalnie. W tekstach prawnych jest ważniejsze niż cokolwiek innego, bo model bez takiego ograniczenia potrafi napisać zdanie, które wygląda jak przepis, tylko takiego przepisu nie ma.

• Nie udziela porad prawnych i nie zastępuje adwokata, radcy prawnego ani doradcy podatkowego.
• Nie wysyła pism, nie składa ich w sądzie i niczego nie zatwierdza. Szkic zawsze wraca do człowieka.
• Nie odpowiada z pamięci modelu. Jeśli czegoś nie ma w bazie kancelarii, przyznaje, że nie wie.
• Nie ma dostępu do akt, których mu nie damy. Zakres danych ustalamy przed uruchomieniem i zapisujemy w umowie.

Pytania, które sekretariat odbiera po raz dziesiąty

W kancelarii i w biurze rachunkowym telefon dzwoni przez cały rok z tych samych powodów. Klient pyta, na jakim etapie jest jego sprawa. Pyta, co przynieść na pierwsze spotkanie i ile kosztuje porada. W styczniu dochodzi PIT, w marcu sprawozdanie, a przed każdym terminem podatkowym to samo, tylko głośniej. Sekretariat odpowiada, przerywa robotę i wraca do niej po minucie.

Agent odbiera te rozmowy i pisze na czacie na stronie kancelarii. Głosowo pracuje na silniku ElevenLabs, więc mówi po polsku naturalnie, z odmianą nazwisk i normalną intonacją. Status sprawy poda tylko wtedy, gdy jest do czego się podłączyć: system kancelaryjny albo arkusz, który ktoś realnie aktualizuje. Bez tego zostaje informacja ogólna i zapowiedź kontaktu. Lepiej powiedzieć to na starcie niż po podpisaniu umowy.

Osobna sprawa to nowe zgłoszenia. Chatbot dla kancelarii zbiera od dzwoniącego albo piszącego podstawowe fakty: czego dotyczy sprawa, kiedy się wydarzyła, czy jest już decyzja urzędu lub termin sądowy, jakie dokumenty klient ma przy sobie. Prawnik dostaje notatkę i decyduje, czy w ogóle bierze tę sprawę. Kwalifikacja nie jest poradą i tę różnicę wpisujemy wprost w scenariusz rozmowy. Agent zbiera fakty, nie ocenia ich.

• Status sprawy i etap postępowania, jeśli agent ma podłączone źródło, które ktoś aktualizuje.
• Lista dokumentów na pierwsze spotkanie albo do rozliczenia rocznego, rozpisana na typowe sytuacje.
• Zasady rozliczeń: stawka godzinowa, ryczałt, opłata za pierwszą konsultację, koszty sądowe do zapłaty przez klienta.
• Godziny pracy, adres i to, gdzie podrzucić brakujący papier, żeby nie zaginął po drodze.
• Wstępne zgłoszenie nowej sprawy, spisane w notatce dla prawnika razem z datami i terminami.

Archiwum, wzory pism i terminy, o których nikt nie pamięta

Kancelaria z dziesięcioletnim stażem ma archiwum, o którym wiadomo głównie tyle, że gdzieś jest. Pisma leżą w folderach nazwanych nazwiskiem klienta, część w skanach, część w załącznikach do maili, a najlepsze wzory siedzą na dysku osoby, która odeszła dwa lata temu. Szukanie po nazwie pliku działa dopóty, dopóki ktoś tę nazwę pamięta.

Agent przeszukuje ten zbiór po treści. Pytasz, czy kancelaria pisała kiedyś odwołanie od decyzji ZUS w sprawie podlegania ubezpieczeniu, a w odpowiedzi dostajesz konkretne dokumenty i fragmenty, na których agent się oparł. Technicznie nazywa się to RAG, czyli odpowiadanie z podpiętej bazy dokumentów zamiast z pamięci modelu. Praktycznie oznacza tyle, że agent może zacytować wyłącznie to, co faktycznie macie u siebie. Halucynacja w kontekście prawnym jest realnym ryzykiem i to jest jedyny znany nam sposób, żeby je przyciąć.

Że umiemy to zrobić na tekstach prawnych, wiemy z własnego produktu. Superkadrowa to nasza wirtualna kadrowa AI o imieniu Janina. Odpowiada na pytania z prawa pracy w oparciu o bazę ponad 40 aktów prawnych, ponad 900 dokumentów, 13 opracowań orzecznictwa Sądu Najwyższego i 17 wzorów dokumentów. Przy odpowiedzi podaje konkretny artykuł Kodeksu pracy, więc da się sprawdzić, czy nie zmyśla. Demo stoi pod adresem superkadrowa.vercel.app i można je kliknąć bez umawiania spotkania. Publicznego wdrożenia w kancelarii nie mamy i nie będziemy udawać, że mamy. Superkadrowa jest naszym własnym produktem, ale mechanizm cytowania źródła jest dokładnie ten sam.

Poza szukaniem zostają dwie rzeczy, o które kancelarie pytają najczęściej. Pierwsza to powtarzalne pisma: wezwanie do zapłaty, sprzeciw od nakazu, wypowiedzenie, pełnomocnictwo, pismo przewodnie do sądu. Agent podstawia dane sprawy do wzorca kancelarii i oddaje szkic. Nie wymyśla treści od zera, korzysta z Waszego wzoru, a prawnik i tak czyta całość przed podpisem. Druga to terminy. Agent pilnuje dat wpisanych do kalendarza spraw i przypomina o nich z wyprzedzeniem, ale odpowiedzialność za termin procesowy zostaje przy prawniku i nie da się jej przenieść na oprogramowanie. To druga para oczu, a nie zabezpieczenie.

Tajemnica zawodowa i miejsce, w którym leżą akta

Tajemnica adwokacka i radcowska nie ma stopni pośrednich. Albo akta zostają w środowisku, które kontrolujesz, albo wychodzą na zewnątrz i zaczyna się rozmowa, której nikt nie chce prowadzić. Dlatego dane trzymamy na serwerach w Polsce lub w Unii Europejskiej, a każda kancelaria dostaje osobną, izolowaną instancję. Żadnego wspólnego worka z danymi kilku klientów.

Model językowy pracuje na Waszych kluczach API, czyli w modelu BYOK. Rachunek i historia zapytań zostają po Waszej stronie, my nie stoimy w środku tego strumienia. Można pójść dalej i postawić całość u siebie. Framework OpenClaw, na którym budujemy agentów, jest oprogramowaniem open source z ponad 380 tysiącami gwiazdek na GitHubie. Nie jesteśmy oficjalnym partnerem tego projektu, po prostu na nim pracujemy. Dla kancelarii liczy się to, że kod da się zaudytować, a wdrożenie przenieść, gdyby współpraca z nami kiedyś się skończyła. Warstwę zarządzania agentami dostajecie na naszej platformie ClawLabs (clawlabs.pro), również w wariancie self-hosted.

Formalnie: umowa powierzenia przetwarzania danych, RODO, standardy bezpieczeństwa zgodne z normą ISO 27001, ustalony okres przechowywania rozmów i logów oraz automatyczne usuwanie po tym okresie. Jednej rzeczy nie zrobimy. Nie wystawimy oświadczenia, że takie wdrożenie jest zgodne z regulaminem wykonywania Waszego zawodu, bo to pytanie do izby, a nie do firmy technologicznej. Powiemy dokładnie, gdzie leżą dane i kto ma do nich dostęp. Ocena należy do Was i do Waszego samorządu.

Kiedy AI w kancelarii się nie opłaca

Mała kancelaria bez powtarzalnego wolumenu nie ma z czego odzyskać tych pieniędzy. Jeśli telefon dzwoni kilka razy dziennie, a spraw prowadzicie kilkanaście miesięcznie, wdrożenie od 5 000 zł netto plus abonament nie zwróci się nigdy. Sekretariat odbierze szybciej, niż zajęłoby zaprojektowanie scenariuszy rozmów. Mówimy to na pierwszej konsultacji, bo wolimy stracić projekt niż tłumaczyć się pół roku później.

Drugi przypadek to archiwum wyłącznie w papierze. Segregatory na regale są dla agenta zbiorem pustym. Zanim cokolwiek zacznie działać, trzeba je zeskanować i opisać, a to osobny projekt, kosztowny i nudny. Czasem opłaca się zdigitalizować tylko wycinek, na przykład wzory pism z ostatnich trzech lat, i zacząć od niego. Ale liczby trzeba zobaczyć przed podpisaniem czegokolwiek, nie po.

Trzeci przypadek jest najciekawszy. Praktyka oparta na sprawach nietypowych, gdzie każda wymaga indywidualnej analizy, a każde pismo pisze się od zera. Spory arbitrażowe, skomplikowane restrukturyzacje. Tam nie ma czego automatyzować w warstwie merytorycznej, a próba na siłę kończy się szkicem, którego poprawianie trwa dłużej niż napisanie pisma od nowa. Zostaje wyszukiwanie w archiwum i to akurat bywa przydatne nawet w takiej kancelarii. Reszta to strata czasu i pieniędzy.

Jak wdrażamy agenta w kancelarii

1. 1

   Bezpłatna konsultacja i przegląd powtarzalnych pytań

   Sprawdzamy, o co klienci pytają najczęściej i ile czasu sekretariatu na to schodzi. Jeśli z tych liczb wychodzi, że wdrożenie się nie zwróci, mówimy to od razu i na tym kończymy.

2. 2

   Przegląd archiwum i wybór zakresu bazy wiedzy

   Patrzymy, co realnie jest w wersji cyfrowej i jak to poukładane. Zwykle zaczynamy od wzorów pism i jednej kategorii spraw, a nie od całego dysku naraz. Węższy start daje szybszą ocenę, czy agent trafia w odpowiedzi.

3. 3

   Ustalenie granic i zasad poufności

   Spisujemy, czego agent nie mówi i kiedy odsyła do prawnika. Ustalamy lokalizację danych, dostępy, okres przechowywania rozmów i wariant hostingu, łącznie z BYOK i self-hostingiem. Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych.

4. 4

   Pilotaż z udziałem prawnika

   Uruchamiamy wąski zakres, na przykład pytania z sekretariatu albo samo wyszukiwanie w archiwum. Prawnik ocenia odpowiedzi i wskazuje te, w których agent poszedł za daleko. Poprawiamy scenariusze na podstawie prawdziwych rozmów, a nie założeń z prezentacji.

5. 5

   Start i utrzymanie

   Po uruchomieniu monitorujemy rozmowy, dopisujemy nowe dokumenty do bazy i aktualizujemy treści przy zmianach przepisów. Raz na kwartał przeglądamy, o co pytano najczęściej. To zwykle materiał do poprawy samych procedur w kancelarii.

Do czego kancelarie i biura rachunkowe używają agenta

Ile kosztuje AI dla kancelarii

Ceny netto. Wycena zależy od stanu archiwum, zakresu integracji z systemem kancelaryjnym i wybranego wariantu hostingu. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

Częste pytania

Zobacz także